ملاحظات الطلب

في كل طلب خانة تكتب فيها ما تشاء. لا يراها المشتري، ولا تظهر في الفاتورة، ولا تخرج في أي بريد. هي دفترك أنت. هذا الشرح يوريك أين هي، وكيف تحفظها، وماذا يستحق أن تكتبه فيها.

1. أين خانة الملاحظات

   في بطاقة إجراءات الطلب ثلاثة أشياء فوق بعضها: قائمة حالة الطلب، ثم خانة ملاحظات، ثم زر تحديث. الزر واحد للاثنين معاً.

   

   1. 1 بطاقة إجراءات الطلب، آخر بطاقة في الصفحة.
   2. 2 قائمة حالة الطلب. لا تلمسها إن كنت تريد كتابة ملاحظة فقط.
   3. 3 خانة ملاحظات. اكتب فيها ما شئت. لو كانت فارغة كُتب فيها ملاحظات اختيارية بلون باهت، وهذا نص إرشادي وليس محتوى.
   4. 4 زر تحديث. هو الذي يحفظ الملاحظة والحالة معاً.
   تنبيه: الكتابة وحدها لا تحفظ شيئاً. لا بد من الضغط على تحديث. لو خرجت من الصفحة قبله، ضاع ما كتبته.

2. احفظ ملاحظة بلا إزعاج المشتري

   زر تحديث يحفظ شيئين: الحالة والملاحظة. والقاعدة بسيطة:

   ماذا فعلت قبل الضغط	ماذا يحدث
   كتبت ملاحظة، وتركت حالة الطلب كما هي	تُحفظ الملاحظة، ولا يصل المشتري أي بريد.
   كتبت ملاحظة، وغيّرت حالة الطلب أيضاً	تُحفظ الملاحظة، ويصل المشتري بريد عن الحالة الجديدة.

   فإن أردت أن تسجّل شيئاً لنفسك ولا شيء غير ذلك، تأكد أن القائمة على حالتها الأولى قبل أن تضغط.

   تنبيه: لو اخترت ملغي وضغطت تحديث، تُنسخ ملاحظتك أيضاً في خانة سبب الإلغاء داخل الطلب. فاكتب سبباً حقيقياً في تلك اللحظة، لا كلاماً عاماً.

3. لا أحد يراها غيرك

   الملاحظة لا تخرج من لوحة التحكم أبداً. هذه هي المواضع الثلاثة التي بحث فيها التجار عنها ولم يجدوها، وهذا صحيح:

   • الفاتورة — كلمة ملاحظات في أسفل الفاتورة تحمل رقم الطلب فقط.
   • بريد المشتري — لا شيء من ملاحظتك يدخل في أي رسالة تُرسل إليه.
   • ملف التصدير — أعمدة ملف CSV السبعة عشر ليس فيها عمود للملاحظات.

   

   1. 1 هذه هي فاتورة الطلب نفسه الذي في الصورة الأولى. تحت كلمة ملاحظات رقم الطلب وحده. جملتك ليست هنا.

4. ماذا يستحق أن تكتبه

   الملاحظة الجيدة تجيب على سؤال ستسأله نفسك بعد أسبوعين. اكتب الحقائق لا المشاعر:

   الموقف	ملاحظة مفيدة
   المشتري راسلك وغيّر طلبه	«راسل على واتساب يوم 12 وطلب اللون الأسود بدل الأزرق. غُيّر قبل الشراء من المورّد.»
   صحّحت العنوان	«الحي كان ناقصاً. أُخذ الحي الصحيح من المشتري بالهاتف يوم 12.»
   المورّد وعدك بموعد	«المورّد قال يشحن خلال 5 أيام. راجعه يوم 17.»
   أعدت مبلغاً	«أُعيد المبلغ كاملاً لأن المنتج نفد من المورّد. أُبلغ المشتري.»
   مشترٍ متكرر المشاكل	«ثالث طلب يرفضه عند الباب. تعامل معه بحذر.»
   شحنة تأخرت	«التتبع واقف عند الجمارك منذ يوم 9. أُبلغ المشتري يوم 14.»

   ولا تكتب فيها هذه:

   • كلاماً سيئاً عن المشتري. الخانة خاصة اليوم، لكن أي موظف تعطيه دخولاً للوحة سيقرأها.
   • أرقام بطاقات أو كلمات مرور. لا تُحفظ هذه في خانة نصية أبداً.
   • ما هو مكتوب أصلاً في الصفحة، مثل الإجمالي أو الحالة. لا تكرّر ما تراه فوقها.

← كل الشروحات